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Gestión Documental GEDOC 7/24 - Software de archivo

Procesos de Digitalización

La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos  dentro de las organizaciones, hace que el proceso de digitalización se vuelva cada vez más importante y prioritario.

Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la digitalización lo constituyen el horro generado en:

  • Gastos de Almacenaje.
  • Información al instante y en cualquier parte del mundo
  • Blindaje de documentos contra robo, incendios, inundaciones, etc
  • Elimina la perdida de informacion por descuiddo
  • Mayor eficiencia de flujo de documentos dentro de la organización
  • Bitacora historica de accesos a documentos
  • Opcion de proveer informacion a terceros, entes de control, etc
  • Tiempos de consulta
  • Sitio de Bodegaje
  • Ahorro en papeleria
  • Ahorro en tintas
  • Múltiples copias y múltiples archivos.
  • Depuración de documentos.
  • Localización.
  • Manipulación.
  • Búsqueda de documentos físicos.
  • Retraso en firmas y autorizaciones.
  • Extravío de documentos.
  • Exceso de fotocopias.
  • Archivos duplicados.
  • Falta de seguridad y confiabilidad.
  • Humedad, polvo, polillas, mal manejo.
  • Confusión y pérdida de documentos.

¿Por qué digitalizar?


La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la  información con documenos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual,  de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fácil y oportuna.
Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.

Servicio de Digitalización de documentos


Outsourcing personal, hardware y software. Proveemos el servicio de digitalización de sus documentos tanto en la modalidad In-House como Out-House, en los cuales nosotros nos hacemos cargo del personal, hardware y software necesario para realizar la tarea de digitalización, y proveemos el entrenamiento para que su personal pueda acceder a las bases de datos generadas


Organización de archivos:Nuestra experiencia aplicada en el proceso de Organización Física de archivos le garantizará un resultado adecuado a las necesidades de su organización, cumpliendo los requerimientos administrativos, técnicos y legales.
Desarrollando Tablas de retención como instrumento de trabajo archivístico para determinar las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación y aplicando metodologías enfocadas a procesos de calidad, el servicio de Organización de Archivos que brindamos le garantizará un ciclo continuo de administración de archivo exitoso y eficaz.
Unificación de criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación, ordenación y conservación de la documentación. Para ello se definen políticas en cuanto a:

  • Conformación de grupos de documentos.
  • Selección documental
  • Organización física del archivo
  • Traslado documental

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